Analysez votre FEC sans l'envoyer nulle part

Conforme ne veut pas dire juste

Un FEC peut passer tous les contrôles de forme et décrire une comptabilité qui n'est pas prête. C'est même le cas le plus courant. La conformité de format répond à la question du vérificateur : le fichier est-il recevable ? Elle ne répond pas à la question du cabinet : ce dossier est-il révisé, et sinon, combien de temps va-t-il coûter ?

Cet outil répond aux deux, dans cet ordre. Il commence par la conformité, parce que c'est le préalable et qu'il faut l'évacuer. Puis il regarde ce que le fichier dit du dossier : où en sont les travaux de fin d'exercice, quel est le taux de lettrage des comptes de tiers, ce qui dort en comptes d'attente, ce qui passe en écritures diverses sur des comptes de résultat.

C'est pour cela que la première chose affichée après l'analyse n'est pas un ratio, mais une phrase sur l'état de la base. Commenter le résultat d'un FEC extrait en novembre, sans dotations ni rattachement, comme s'il s'agissait de comptes annuels, c'est l'erreur que produisent la plupart des tableaux de bord dits temps réel.

Les contrôles effectués

Tous sont gratuits et menés sur l'intégralité du fichier, sans échantillonnage.

Forme du fichier, article A47 A-1

• Encodage : ASCII, ISO 8859-15 ou UTF-8. Les fichiers en UTF-16 sont signalés, ceux en Windows-1252 le sont aussi, parce que ce jeu de caractères est très proche de l'ISO 8859-15 sans lui être identique.
• Séparateur de zones : la tabulation et la barre verticale sont les deux seuls admis. Un point-virgule est lu quand même, mais signalé comme hors format.
• En-tête : présence, orthographe et ordre des dix-huit zones obligatoires. La variante Montant et Sens est reconnue, les extensions BA et BNC aussi.
• Nombre de zones par ligne : une ligne qui n'a pas le compte de l'en-tête a presque toujours un libellé contenant le caractère séparateur.
• Nom du fichier : la forme attendue est le SIREN sur neuf chiffres, la mention FEC, puis la date de clôture en AAAAMMJJ.
• Fin de ligne et présence d'une marque d'ordre d'octets en tête de fichier.

Contenu des zones

• Zones obligatoires servies : les dix zones qui doivent porter une valeur sur chaque ligne, avec le décompte par zone. La zone de date de validation laissée vide est l'anomalie la plus répandue.
• Dates : format AAAAMMJJ sans séparateur et existence réelle de la date. Les dates au format jour barre mois barre année, les numéros de série issus d'un tableur et les 30 février sont détectés.
• Numéros de compte : les trois premiers caractères doivent être des chiffres.
• Montants : virgule décimale, pas de séparateur de milliers, pas d'espace insécable. Chaque écart est classé par nature.
• Sens, dans la variante Montant et Sens : seules les valeurs D, C, +1 et -1 sont acceptées.
• Lettrage : une date de lettrage sans code de lettrage rend la contrepartie introuvable.
• Devise : le montant en devise et l'identifiant de devise se servent ensemble ou pas du tout.
• Lignes portant à la fois un débit et un crédit, et lignes à zéro des deux côtés.

Cohérence comptable

• Équilibre global : total des débits égal au total des crédits. Le calcul se fait en centimes entiers, jamais en virgule flottante, sinon l'outil inventerait des écarts de quelques centimes qui n'existent pas.
• Équilibre par écriture : sur la clé code journal plus numéro d'écriture, avec le montant de chaque écart.
• Séquence des numéros d'écriture, journal par journal : trous et bornes. Un trou signale une écriture supprimée après validation.
• Chronologie de validation : le fichier doit être classé par ordre chronologique de validation. Les ruptures sont comptées.
• Date de validation antérieure à la date d'écriture, et pièce postérieure à l'écriture qu'elle justifie.
• Lignes strictement identiques sur toutes leurs zones, qui trahissent un double chargement.
• Écritures datées hors de l'exercice déduit du nom de fichier.

Lecture de réviseur

• État d'avancement des travaux : comptes d'attente soldés, lettrage des comptes de tiers, présence d'écritures de rattachement en 408, 418, 486 et 487, présence de dotations et de provisions.
• Chiffres clés : chiffre d'affaires, charges, résultat lu au fichier, masse salariale, TVA collectée et déductible, immobilisations et amortissements.
• Comptes d'attente et comptes de groupe : solde et nombre de lignes.
• Signaux de saisie : écritures passées un samedi ou un dimanche, montants ronds au millier, écritures diverses touchant des comptes de charges ou de produits.
• Cartographie : journaux, comptes mouvementés, tiers distincts, répartition mensuelle.

Les dix-huit zones obligatoires du FEC

Pour une comptabilité commerciale, les dix-huit premières zones doivent correspondre, dans cet ordre, à celles du tableau de l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales.

Les comptabilités de trésorerie, bénéfices agricoles et bénéfices non commerciaux, portent des zones supplémentaires après la dix-huitième : date et mode de règlement, nature de l'opération, et pour les BNC un identifiant client. Les zones qui suivent la dix-huitième sont autorisées et ne sont pas analysées ici.

Les écarts que nous rencontrons le plus souvent

1. Date de validation vide sur tout le fichier. C'est une zone obligatoire, et c'est elle qui donne au FEC son caractère définitif. Un export réalisé sur un brouillard non validé produit exactement ce symptôme.
2. Lignes strictement identiques. Presque toujours un double import bancaire ou une double intégration de pièces, pas une écriture récurrente.
3. Date de lettrage servie sans code de lettrage. Le lettrage n'est alors exploitable ni par vous ni par un vérificateur.
4. Pièce datée après l'écriture. Normal sur des régularisations, à regarder de près quand cela concerne une part importante du fichier.
5. Nom de fichier non conforme. C'est le premier contrôle fait à la réception, et le plus facile à corriger.
6. Séparateur point-virgule. Le fichier s'ouvre bien dans un tableur, et il sort du format réglementaire.
7. Trous dans la numérotation d'un journal. Une écriture a été supprimée après validation, ou la numérotation a été reprise à la main.
8. Comptes d'attente non soldés à la clôture. Ce n'est pas une anomalie de format, c'est une anomalie de fond, et c'est celle qui coûte le plus de temps en mai.

Ce que fait cet outil, et ce que font les autres

Si votre besoin est de savoir si votre fichier sera accepté par l'administration, l'outil officiel de la DGFiP est celui qui fait foi et nous vous invitons à l'utiliser. Le nôtre vous dit la même chose en quelques secondes et sans installation, puis va plus loin sur le contenu.

Où trouver le FEC d'un dossier

Tous les logiciels de comptabilité proposent un export au format réglementaire, en général dans un menu d'export ou de clôture, sous l'intitulé fichier des écritures comptables ou FEC. Exportez l'exercice entier : un fichier par mois ou par journal ne correspond pas à ce que l'administration attend, sauf cas de volumétrie admis.

Le fichier obtenu est un fichier texte. Ne l'ouvrez pas dans un tableur pour l'enregistrer ensuite : l'enregistrement transformerait les dates et les montants, et le fichier ne serait plus conforme. Déposez directement le fichier tel qu'il sort du logiciel.